Gestion interne du service de recouvrement de créances : organisation

Si le volume de ses impayés est important, il peut être intéressant financièrement pour l’entreprise d’avoir un service de recouvrement pour conduire en interne le recouvrement de ses créances.

Les moyens internes de recouvrement des créances clients

Ces moyens varient en fonction de l’organisation interne des entreprises. Mais le plus souvent ces actions de recouvrement s’organisent au sein de cellules internes, avec le soutien de logiciels de gestion.

  • Cellules internes de recouvrement amiable et judiciaire

Certaines entreprises disposent parfois de plusieurs cellules qui s’occupent des problèmes de recouvrement :

    • La cellule de recouvrement amiable, ou service pré-contentieux.
    • Le service de recouvrement judiciaire, ou service contentieux.
    • Une cellule administrative et technique, chargée de la gestion administrative des dossiers, peut parfois compléter ce dispositif.
  • Logiciels de gestion

Le volume des créances à traiter augmentant sans cesse, les entreprises sont équipées de logiciels de gestion extrêmement performants, des outils d’information et de pilotage des risques de l’entreprise qui permettent d’alléger le suivi administratif des dossiers et facilitent le recouvrement des créances, réduisent les délais d’exécution et abaissent les coûts de fonctionnement.

Sur le marché se trouvent de nombreux logiciels de gestion de recouvrement, appelés « logiciels contentieux ». Ces logiciels ont pour fonction de détecter les impayés, d’éditer automatiquement des courriers et des décomptes, des tableaux de bord de suivi, de gérer les délais des procédures et les relances clients… Pour une efficacité optimale, ces logiciels sont généralement interfacés avec les comptes clients et le service comptabilité des entreprises.

Le recouvrement interne des créances clients

Dans le service de recouvrement, la gestion interne du recouvrement peut s’établir en plusieurs temps :

  • Avant l’échéance

Avec cette démarche, le service de recouvrement privilégie le retour des effets de commerce : billet à ordre, lettre de change, traite, qui concrétisent l’engagement de payer du client et qui permettent, si l’entreprise a besoin de liquidités, d’encaisser des sommes dues avant la date prévue.

  • Après l’échéance

Ici, le but du service de recouvrement est d’obtenir le paiement de ses factures. Pour cela, il peut lancer une procédure amiable de recouvrement : une première relance du client au téléphone, puis une seconde relance écrite, envoyée par recommandé avec accusé de réception, enfin une mise en demeure de payer.

Si cette négociation amiable ne donne pas de résultat, il peut alors entreprendre une action en justice, dans le but d’obtenir d’un juge une injonction de payer qui sera présentée au débiteur par un huissier de justice.

Les limites de la gestion interne du recouvrement

Le recouvrement en interne ne présente pas toujours des avantages : il faut que le volume d’impayés soit suffisant pour justifier l’existence d’un service interne dédié au traitement des créances. En effet, ces procédures mobilisent d’importantes ressources financières, matérielles et humaines, et sont très chronophages. Elles nécessitent également des compétences juridiques, comptables et financières. Par ailleurs, les employés ne sont pas qualifiés pour se charger des relances et visites à domicile.

Elles ont donc un coût, que seules les grosses entreprises ou grands groupes peuvent plus facilement assumer.

En outre, en phase de contentieux, le service de recouvrement interne ne maîtrise pas forcément l’ensemble des procédures judiciaires et administratives à conduire.

Le recouvrement international exige quant à lui une grande expertise (compétences et connaissances pointues de l’environnement et des procédures internationales) ainsi que la maîtrise de la langue locale.

Toutes ces raisons expliquent que la plupart des entreprises se tournent vers des sociétés spécialisées dans le recouvrement.