Le rôle du service contentieux dans la gestion des factures impayées

Afin de gérer les problèmes liés à la défaillance de ses clients et mettre en place la procédure de recouvrement adaptée, l’entreprise peut créer un service contentieux en interne. Celui-ci apporte à la direction les conseils nécessaires au traitement des litiges. Du fait de son expertise dans le domaine juridique, le service de recouvrement de dettes intervient dans la rédaction des contrats, étudie les solutions juridiques envisageables et gère les réclamations clients ou fournisseurs. Ce service s’occupe également des procédures de recouvrement de facture impayée en intervenant sur les phases de recouvrement amiable et contentieux.

Mais de plus en plus de sociétés font intervenir un organisme de recouvrement pour épauler le service contentieux interne dans cette démarche, et une répartition des actions en fonction des compétences et des disponibilités de chaque entité permet d’optimiser les actions de recouvrement des factures considérées comme impayées.

Recouvrement de créancesEn interne, le rôle du service contentieux consiste à établir précisément la liste des clients défaillants, ainsi que le montant des impayés. Ce service définit également la stratégie de recouvrement amiable qui va être suivie dans la première phase de recouvrement. S’appuyant sur un logiciel de crédit management, le responsable de la cellule contentieux détermine les actions à mener, les moyens à utiliser, ainsi que les ressources à mobiliser. L’évaluation de la charge de travail est réalisée en fonction du volume des impayés clients et des anticipations effectuées en collaboration avec les autres services de l’entreprise, tels que les commerciaux dans le cadre de leur relation clients.

L’exploitation des outils informatiques permet d’établir une chaîne d’information fiable et continuellement mise à jour. Les informations recueillies et synthétisées permettent de :

  • Évaluer régulièrement la qualité et la solvabilité des clients,
  • Optimiser les actions de relance en adaptant à chaque niveau les modèles adéquats,
  • Diminuer les recours et réduire les délais d’encaissement,
  • Structurer la gestion du risque client en collaboration avec un cabinet spécialisé en recouvrement,
  • Établir les tableaux de bord indispensables pour les services commerciaux et financiers de l’entreprise.

La loi du 4 août 2008 établissant la réduction des délais de paiement à 45 jours fin de mois ou soixante jours au maximum, article L 441-6 du code du commerce. à compter de la date d’émission de la facture a renforcé le contrôle et l’application par les entreprises des intérêts de retard sur les créances douteuses. Le responsable de la gestion des créances clients a pour mission de veiller à ce que l’activité commerciale se transforme le plus rapidement possible en trésorerie.

La lisibilité de votre encours client va participer d’une manière significative à l’efficacité de la relation que vous établissez avec le cabinet de recouvrement qui travaille avec vous sur la réalisation des différentes phases opérationnelles de recouvrement. En effet, suivant les ressources disponibles et les délais à respecter avant la forclusion de vos créances douteuses, vous pouvez faire intervenir une société spécialisée pour gérer les actions de relance clients et de recouvrement amiable.