Recouvrement de factures : caractéristiques d’une facture recevable

La recevabilité d’une facture est une condition de succès importante en cas de procédure de recouvrement de facture.
Suivant l’article 31 de l’ordonnance n° 86-1243 portant sur la liberté des prix et de la concurrence, l’acquisition d’un produit manufacturé ou d’une prestation de service dans un cadre B to B doit donner lieu à l’émission d’une facture de la part du vendeur. Ce document normé, édité en double exemplaire (pour chacune des parties), intervient dès la validation de la transaction entre les deux protagonistes.

Le formalisme de la facture tient au fait qu’elle est à la fois un document comptable et financier et également une pièce juridique qui pourra le cas échéant se transformer en créance et prouver son exigibilité pour initier un processus de recouvrement de facture.

Les mentions obligatoires pour qu’une facture soit recevable

Pour être recevable, une facture doit impérativement faire figurer un ensemble de mentions :

  • Noms et adresses de l’émetteur (raison sociale) et du client (raison sociale ou nom).
  • La date de la transaction.
  • Les quantités, désignations et dénominations précises (marques), conditionnement des produits, ou la nature de la prestation de service.
  • Le prix unitaire hors taxes.
  • Le montant des rabais, ristournes ou remises accordés.
  • Le montant total hors taxes.
  • Le taux de TVA par désignation.
  • Le montant total TTC.

La facture indique également le mode de règlement (chèque, espèces, carte bleue, virement, etc.) ainsi que les modalités de paiement accordées (règlement comptant, paiement différé, paiement échelonné, etc.).

Le vendeur doit être vigilant car une facture non recevable le priverait du recours à une procédure de recouvrement de facture, si cette dernière devenait nécessaire en cas de non-paiement.

L’absence de ces mentions obligatoires peut exposer le vendeur à une amende.

Apport des nouvelles technologies dans le recouvrement de factures

L’introduction des nouvelles technologies dans le monde du commerce a constitué une avancée très importante, avec notamment la mise en place de systèmes informatiques permettant l’échange de données comptables, commerciales et financières. La difficulté pour le législateur a été de mettre en place toutes les normes permettant de conférer à ces documents dématérialisés la même valeur comptable et juridique qu’un document sur support papier. Une fois ces normes définies, il a fallu mettre en place les solutions informatiques et de télécommunications attestant de la conformité du document transmis par rapport à la facture initiale.

Dans ce cadre, l’article 289 bis du Code général des impôts définit la norme suivant laquelle une facture transmise par voie électronique peut être recevable. Cet article précise qu’une facture électronique doit se présenter sous la forme d’un flux de données numériques structuré suivant une norme standardisée. Ce flux doit pouvoir être lu par un équipement informatique et être exploité d’une manière automatique et univoque.