Gestion interne du recouvrement de créances commerciales : anticiper les problèmes

La question du recouvrement de créances commerciales doit préoccuper l’entreprise bien avant que les factures ne soient émises. Pour éviter tout problème, elle doit définir ses relations clients sur le plan juridique, et veiller à ses conditions générales de vente et de contrat.
Elle doit aussi connaître sa clientèle et établir une surveillance systématique des prospects, des clients existants et de ses partenaires et fournisseurs.

Rechercher le maximum d’informations sur les clients

Avant toute relation commerciale avec un client, l’entreprise doit se renseigner sur lui pour s’assurer de son existence juridique, de sa taille, de son statut, de sa solidité financière…

Le chef d’entreprise peut trouver différentes sources de renseignement gratuites ou payantes :
– Sur des bases de données publiques : Infogreffe, le service d’information administrative et comptable sur les entreprises inscrites au RCS, registre du commerce et des sociétés (extrait Kbis, comptes annuels, état d’endettement…), le BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) : avis concernant les procédures de redressement et liquidation judiciaires, les dépôts de comptes…
– Auprès de sociétés d’information sur les entreprises, de banques, de partenaires, de relations d’affaires…

La gestion du poste client

Une fois les informations sur le client réunies, l’entreprise doit mettre en place une gestion rigoureuse des comptes clients : dossiers complets, facturation régulière, outil de balance âgée, respect des encours, relances régulières afin d’éviter un recouvrement de créances commerciales.

La gestion du poste client doit en effet permettre de :
– Anticiper les risques de retard ou d’impayés suite à une défaillance.
– Procurer du cash à court terme.

Pour faciliter la gestion et le suivi des dossiers clients, l’entreprise doit décider :
– De l’encours autorisé : permet d’établir les niveaux d’échéance que le client peut honorer pour ne pas lancer une procédure de recouvrement de créances commerciales.
– Du délai de règlement autorisé. Il y a différentes possibilités : règlement à la commande, à la livraison, au comptant à la réception de la facture, à 30 jours à la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation, à 45 jours fin de mois, ou délai maximal, à 60 jours à la date d’émission de la facture.
– Du mode de règlement : qui dépend du secteur d’activité et des possibilités des clients. Les virements et les prélèvements sont de plus en plus courants, mais ces modes de règlement ne permettent pas d’anticiper les difficultés éventuelles, litigieuses ou de trésorerie, qui pourraient intervenir à l’échéance.

En établissant une organisation générale dans laquelle le client est visible et suivi, l’entreprise privilégie le maintien de relations commerciales satisfaisantes dans la durée, la gestion efficace de la trésorerie, et anticipe d’éventuelles difficultés de paiement qui la contraindraient à recourir au recouvrement de créances commerciales.

La gestion interne du recouvrement de créances commerciales passe également par la couverture du risque client par l’assurance-crédit (qui permet d’indemniser l’entreprise en cas d’impayés), ou par les hypothèques, le cautionnement, le nantissement, ou les clauses de réserve de propriété (une garantie directe sur le client en amont).