Le recouvrement à l’amiable

En cas d’impayé, le créancier doit privilégier le dialogue pour encourager un paiement volontaire de son client. Si la situation est bloquée, il doit initier une démarche de recouvrement à l’amiable. Cette démarche est obligatoire avant de saisir la justice.

Les différents modes de gestion du recouvrement à l’amiable

L’entreprise peut soit utiliser sa propre structure interne de recouvrement, soit mandater un tiers : cabinet de recouvrement, huissier, avocat, soit encore céder la créance à une société d’affacturage.

- Gestion interne du recouvrement de créances

L’entreprise dispose souvent d’un service contentieux qui gère les procédures du recouvrement à l’amiable.

- Gestion externe du recouvrement de créances

L’entreprise peut aussi donner un mandat ou une procuration à une société spécialisée, un huissier, un avocat, et leur confier le recouvrement à l’amiable, et éventuellement les démarches judiciaires. L’entreprise reste le créancier.

- Rachat de créances

Enfin, l’entreprise a la possibilité de vendre la créance à une société d’affacturage, qui devient alors le créancier et assume le risque de défaut de paiement.

Une notification et mise en demeure au contenu légalement encadré

Si la négociation échoue, le créancier ou son mandataire notifie la créance au débiteur par lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier. Cette lettre formelle doit mentionner un certain nombre d’informations et s’appuyer sur des documents précis.

Le courrier de notification doit indiquer :

  • Le nom ou dénomination sociale de la personne chargée du recouvrement, son adresse ou siège social, qu’elle exerce une activité de recouvrement à l’amiable.
  • Le nom ou dénomination sociale du créancier, son adresse ou siège social.
  • Le fondement et le montant de la somme due en principal, intérêts et autres.
  • L’obligation de payer, et les modalités de règlement de la dette.
  • Les troisième et quatrième alinéas de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991.

- Les sommes exigibles

Cette mise en demeure de payer reprend obligatoirement le montant exact de la dette réclamée, déduit des éventuels acomptes versés par le débiteur. En l’absence de décision de justice, les frais de dossier et du mandataire sont à la charge du créancier et ne peuvent être imputés au débiteur.

- Des éléments contractuels qui prouvent la dette

La mise en demeure doit être accompagnée d’éléments contractuels fondant la dette : bon de commande, contrat signé, bon de livraison, et ne comprenant pas de clause de nullité, mentionnant la date limite du paiement, l’objet de la commande et le prix à payer.

Des règles pour travailler de façon optimale, dans le respect du client, de la confidentialité et de la vie privée

L’entreprise doit tout faire pour optimiser le suivi du dossier et sa conclusion : un seul service qui traite le litige, le client qui a les coordonnées du service compétent pour ses démarches…

Après que la mise en demeure a été notifiée et qu’un certain délai est passé, le créancier peut relancer le débiteur. Là encore, des règles sont à respecter :

Le créancier ou son mandataire ne doit pas exercer de pression morale. Les contacts avec le débiteur, que ce soit par courrier ou téléphone, doivent être limités au strict minimum. Le client ne doit pas être importuné sur son lieu de travail, ou contraint sur les horaires et les jours de prise de contact.

Le créancier ou son mandataire ne doit pas porter atteinte à sa vie privée et s’abstenir de le stigmatiser (rappel d’impayé indiqué clairement, ou enveloppes de couleur). Les informations du client doivent rester confidentielles et utilisées uniquement pour la gestion du dossier.

Enfin, le comportement des personnes chargées du recouvrement à l’amiable doit rester professionnel et respectueux. Elles doivent travailler en toute objectivité et sans agressivité.